Privacyverklaring Collegium Musicum Eindhoven.pdf
Datum: 25 mei 2018
Om te voldoen aan de nieuwe privacywet, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), worden in het volgende protocol de relaties beschreven met onze donateurs en vrienden, belangstellenden, vrijwilligers en met de musici die in onze concertserie optreden/optraden.
Het bestuur van de Stichting Collegium Musicum Eindhoven draagt zorg voor de privacyrechten: recht op inzage, correctie en verwijdering, voorzover niet door wettelijke bepalingen beperkt.
Protocol Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
1. Relaties via het secretariaat.
Het secretariaat van de stichting CME onderhoudt relaties met verschillende groepen.
a. Donateurs en Vrienden. Deze personen hebben zich in het verleden als zodanig aangemeld. Bewaard worden de volgende gegevens:
Naam, adres, mailadres voor zover dat door de donateur/vriend opgegeven is.
Deze gegevens worden bewaard op de met een wachtwoord en een virusscanner beveilgde pc van de secretaris, een back-up wordt bewaard op een externe harde schijf op een niet voor derden toegankelijke plaats.
De gegevens worden gebruikt voor het versturen van nieuwsbrieven, naar keuze van de donateur/vriend per post of per mail. Verder voor het versturen van het jaarverslag, het verzoek om betaling van de toegezegde donatie en alle overige brieven die van belang zijn voor de relatie met de donateurs/vrienden.
De gegevens worden gedeeld met de penningmeester, voorzover dat van belang is voor de financiële administratie van de donaties. De penningmeester heeft uiteraard inzage in de banknummers van de donateurs/vrienden. De gegevens worden met geen enkele instantie gedeeld.
Zodra de donateur/vriend het donateurschap beeindigt, worden diens gegevens uit het actuele bestand CME verwijderd. Oude relatiebestanden CME worden maximaal 3 jaar door de secretaris bewaard.
b. Belangstellenden in onze concertserie. Van deze belangstellenden heeft de secretaris uitsluitend de mailadressen. Deze zijn meestal aangeleverd door de belangstellende zelf via aanmelding op de website CME en/of de website van het CVE. In het verleden gebeurde de aanmelding ook wel per post of mondeling via een bestuurslid. In dat geval is het mailadres opgenomen in het relatiebestand CME.
Communicatie met belangstellenden vindt uitsluitend plaats per mail, door middel van nieuwsbrieven. Belangstellenden hebben te allen tijde de mogelijkheid om zich af te melden, direct bij de secretaris of door op de link onderaan de nieuwsbrief te klikken. Die afmelding wordt automatisch verwerkt door de verzendings-website Laposta, en zonodig door de secretaris handmatig verwijderd uit het actuele relatiebestand CME. De mailadressen van belangstellenden worden met geen enkele instantie gedeeld, afgezien van de verwerking via Laposta.
c. Bestuursleden en Vrijwilligers. Deze personen beschikken in de regel over de volgende gegevens van elkaar: naam, adres, telefoonnummer, mailadres. Voor het uitvoeren van de diverse taken rond de concertserie Muziek in de Cathrien is er uiteraard veelvuldig onderling contact. De lijst met de gegevens van de bestuursleden en de vrijwilligers wordt om praktische redenen gedeeld met de beheerder van de Stadskerk St. Cathrien.
2. Relaties via de penningmeester.
a. Wettelijke verplichte gegevens ter uitbetaling van musici
Alvorens tot betaling over te kunnen gaan dient de penningmeester te voldoen aan de eisen van de belastingdienst en te beschikken over de volgende persoonlijke gegevens die op een gageverklaring dienen te worden ingevuld:
– Kopie Paspoort
– Volledige naam en adres
– BSN
– Geboortedatum
– Telefoonnummer
Deze gegevens worden niet langer dan de wettelijk verplichte bewaartermijn (7 jaar anno 2018) bewaard.
b. Aanvullende gegevens musici
De penningmeester verzamelt aanvullende gegevens van musici die voor communicatie en betalingsverkeer noodzakelijk zijn, zoals:
– bankrekeningnummer
– e-mail adres
– KvK inschrijvingsnummer (voor zelfstandigen)
Deze gegevens worden door de penningmeester zoveel mogelijk digitaal bewaard op een met een wachtwoord beveiligde pc. Van deze gegevens wordt periodiek een back-up gemaakt op een externe harde schijf die op een niet voor derden toegankelijke plaats wordt bewaard.
Gageverklaringen en rekeningen worden tevens op papier bewaard in combinatie met bankafschriften van de stichting. Deze worden door de penningmeester bewaard.
De gegevens worden binnen het bestuur vertrouwelijk behandeld en worden niet aan derden ter beschikking gesteld tenzij hiertoe een wettelijke verplichting bestaat.
c. Gegevens aan administratiebureau
Het CME besteedt de maandelijke belastingaangifte uit aan Administratie en Adviesbureau Noord-Brabant BV (ANB). Hiertoe levert het de onder 2a. genoemde gegevens aan. Het ANB beschikt over een AVG protocol en het CME heeft met het ANB een overeenkomst die de bescherming van persoonsgegevens garandeert. Bij inschakeling van een ander bureau zal een soortgelijke overeenkomst worden gevraagd.
3. Foto’s, film- en geluidsopnamen musici
Het CME kan tijdens en rondom concerten foto’s, dan wel film- of geluidsopnamen maken. Geluids- of filmopnamen worden nooit zonder voorafgaande toestemming gemaakt, en nooit zonder voorafgaande toestemming van betrokken musici gepubliceerd.
Foto’s die van en rondom concerten worden gemaakt kunnen voor publicitaire doeleinden worden gepubliceerd, bv op Facebook of op de CME website, of aan media ter beschikking worden gesteld, bv ter illustratie bij een concertaankondiging in een krant. Indien een musicus hiertegen vooraf expliciet bezwaar maakt zal van openbaarmaking worden afgezien.
Bij bezwaar achteraf zullen waar mogelijk afbeeldingen worden verwijderd, bv van facebook/websites.
